Il est bon de retourner aux fondamentaux et de simplement tenter d’identifier les avantages de la numérisation (et la dématérialisation) des documents.
Imaginons un dossier de 5 000 pages, comportant des notes manuscrites, des plans, des diagrammes, des tableaux, une structuration (chapitres, sections, paragraphes). Composé de feuilles A4, à 5 grammes par feuille, notre dossier pèse 25 kilogrammes.
Quels sont les avantages d’une version numérisée de notre dossier ? Imaginons désormais que notre document soit disponible sous forme de fichier informatique.
- Transport et accès : copié sur un disque dur externe, mon dossier ne « pèse » désormais que quelques dizaines de grammes. En y accédant via internet sur un cloud par exemple, je peux y accéder où je veux, quand je veux , sur un ordinateur personnel, une tablette ou un smartphone (lire mon article Pourquoi l’informatique est-elle « dans les nuages » ? )
- Copie : en quelques secondes, je peux copier l’intégralité de mon dossier, pour un coût marginal. Je réalise autant de copies que je le souhaite. Une seule photocopie du document papier me coûterait environ 200 €.
- Diffusion : je peux partager mon dossier avec qui je souhaite en y donnant accès, en lecture ou en écriture, en quelques minutes. Envoyer une copie « papier » de mon dossier aux Etats Unis depuis la France me coûte 400 €, avec un délai de 2 à 3 jours. Déposer mon document sur un cloud et donner l’accès au document à d’autres utilisateurs ne prend que quelques minutes. Je peux également envoyer un lien vers le document par email en utilisant une plateforme sécurisée de téléchargement de fichier volumineux.
- Sauvegarde : en copiant notre dossier sur un cloud et/ou sur un support externe, il est sauvegardé, à l’abri de tout incendie, intempérie, inondation, vol, usure (versus jaunissement et dégradation du papier).
- Recherche dans le dossier : en utilisant les fonctions basiques de recherche du logiciel de lecture du document, je retrouve en quelques secondes, des mots, acronymes, expressions, groupe de mots, ou des modifications apportées. Une utilisation plus avancée avec les techniques de LAD/RAD (lecture/reconnaissance automatique de documents) me permettent d’automatiser une partie des traitements que je souhaite effectuer sur la base des informations contenues dans le document.
- Modification : je peux modifier mon document, le corriger, sauvegarder l’historique des modifications, collaborer en lecture et écriture avec d’autres personnes travaillant également sur ce document. Le travail collaboratif est extraordinairement optimisé.
- Lecture : en quelques secondes je peux accéder, par exemple, à la page 2 758 de mon document de 5 000 pages. Je peux zoomer, dézoomer, adapter la mise en page afin que mon confort de lecture soit optimal.
- Annotations, paraphes et signature: avec la version numérisée, plusieurs personnes peuvent annoter, parapher et signer électroniquement le document. La signature électronique a une valeur légale: depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1316-4 du Code civil prévoit en effet que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite.
- Correction et traduction : des correcteurs orthographiques et grammaticaux, voire des traducteurs automatiques sont disponibles. Bien sûr, rien ne vaut un travail humain pour finaliser une version correcte du dossier.
- Rangement : Volume physique occupé = 50 cm * 21 cm * 29, 7cm = 31 185 cm3 pour le document papier.
- Coût pour l’environnement : on produit environ 8 500 pages avec 1 arbre moyen.
Voilà donc quelques avantages qui illustrent l’intérêt de travailler sur des documents numériques. Ils sont nombreux et je vous propose de continuer à les recenser en commentant cet article.
La transformation numérique des entreprises 